Foire aux questions

Se lancer dans la médiation culturelle en tant qu’indépendant·e : toute une aventure ! Et nous sommes tous·es confrontés·es, à un moment ou à un autre, à des problématiques similaires. Nous avons voulu regrouper ici les questions récurrentes qui se présentent à nous, les pièges à éviter etc.

Les réponses fournies se basent sur nos expériences partagées, elles sont donc subjectives et non-exhaustives. Si vous souhaitez apporter un complément d’informations n’hésitez pas à nous contacter.

La liste des questions est évolutive et s’étoffera au cours du temps. Si vous souhaitez nous proposer des thématiques de questions, n’hésitez pas à nous contacter également !

 

Quel statut pour bien démarrer ?

Cette question fondamentale en bloque plus d’un·e quand l’envie de se lancer dans l’aventure se fait sentir. Il existe plusieurs possibilités, mais deux d’entre elles sont majoritairement choisies dans le domaine de la médiation culturelle : le l’auto-entreprise et l’association.

Nous vous proposons un rapide aperçu des avantages et des inconvénients de chacun des status :

  • Statut d’auto-entrepreneur : démarches administratives simples et rapides, salariat possible en même temps, déclaration mensuelle ou trimestrielle des revenus, TVA non-applicable, aide au démarrage possible (réduction des charges les trois premières années).

Bon à savoir : on ne cotise pas pour le chômage, on ne peut prétendre à des subventions avec ce statut, de nombreux appels à projets sont fermés aux auto-entrepreneurs, il ne faut pas dépasser certains chiffres d’affaires, ce statut est peu adapté pour un projet collectif.

  • Statut associatif : adapté pour monter un projet à plusieurs, possibilité de répondre à des appels à projet et obtenir des subventions, facilité d’accès à un local si la demande est faite auprès de la ville, possibilité de projets de grande ampleur avec plusieurs partenaires, notamment villes, départements, régions.

Bon à savoir : création un peu plus longue que pour le statut d’auto-entrepreneur mais restant relativement accessible, comptabilité un peu plus complexe que de simples déclarations mensuelles.

Quel est le meilleur moment pour démarrer si je suis salarié·e ?

Démarrer une activité indépendante, c’est un peu comme faire un grand pas dans l’inconnu ! C’est pourquoi il faut faire attention à ne pas se mettre en danger.

Quand on est salarié·e et qu’on envisage une activité indépendante, on se demande souvent « Quand se lancer ? ». Et bien entendu, la réponse est variable ! Mais l’un des grands facteurs à prendre en compte est la ressource financière. Soyons honnête, on ne fera pas fortune dès la première année et il faudra un peu de temps avant d’avoir des revenus stables. N’oubliez donc pas d’assurer vos arrières :

  • Si vous êtes en CDD, attendez la fin de celui-ci pour pouvoir bénéficier des allocations chômage. Cela représente souvent un sacré coup de pouce lors du démarrage d’une activité professionnelle indépendante.
  • Si vous êtes en CDI, vous pouvez :
    • Essayez de négocier une rupture conventionnelle, toujours dans l’idée de pouvoir bénéficier des allocations chômage. Pour cela, il vaut mieux présenter à son employeur un projet solide, déjà bien pensé et conçu, afin de montrer le sérieux de notre demande. Souvent, la rupture conventionnelle est vue comme un coup de pouce de l’employeur qui veut soutenir le futur projet de son employé·e
    • Passer en temps partiel pour avoir le temps de développer votre activité tout en conservant une source de revenus fixe. Cela vous laisse le temps de démarrer votre projet sans vous mettre en danger financièrement et de ne pas dépendre par la suite des allocations chômage.

Il n’y a jamais vraiment de bon moment pour se lancer, il faut savoir rester à l’écoute de soi mais également saisir les opportunités qui vont se présenter sans qu’on s’y attende. Et surtout, parlez-en autour de vous, tout le temps, à tout le monde, c’est comme ça que ces opportunités apparaîtront et que vous allez commencer à constituer votre réseau !

Communication : comment être visible et se faire connaître auprès de potentiels·lles clients·es ? 

Pour se faire connaître, différents moyens sont à notre disposition et tous sont complémentaires. Le mieux est de commencer parmi les outils avec lesquels vous êtes le plus à l’aise.

 COMMUNICATION NUMERIQUE

  • Le site internet: étape presque indispensable, il sert surtout de vitrine. Il doit clairement présenter les prestations proposées. Un système de réservation peut facilement être mis en place directement sur le site (Wix).

Le petit + : de belles photos pour capter l’œil.

  • Les réseaux sociaux: Facebook, Instagram et LinkeIn. Ils permettent de montrer les actions que vous menez, ateliers, visites etc. Cela montre à vos potentiels·lles clients·es que vous êtes actifs.ves. Ils sont aussi utiles pour communiquer sur des évènements à venir. Pour cela, il faut intégrer des groupes d’intérêt locaux, surtout sur Facebook, pour partager, communiquer, contacter et faire connaître. LinkedIn permet surtout de développer son réseau professionnel, rencontrer nos pairs, s’engager dans des collaborations, des partenariats etc.

Le petit + : vous pouvez lier vos comptes Facebook et Instagram pour publier en même temps sur les 2 plateformes.

COMMUNICATION PRINT

  • Flyer, format A5 par exemple. Ce type de communication est important pour les établissements publics (structures scolaires, centres de loisirs, EHPAD, centres hospitaliers…). En effet, ils sont souvent très sollicités par emails et ne les ouvrent pas tous. Cela demande beaucoup de temps et d’énergie mais c’est essentiel, surtout au démarrage. Cela se fera ensuite petit à petit par bouche à oreille.

Le petit + : l’outil Canva, pour créer de jolis visuels facilement et gratuitement.

Bon à savoir :

  • Les différents médiums utilisés en communication print et numérique sont complémentaires : il faut trouver le bon équilibre en fonction des publics visés et surtout de votre objectif de communication.
  • Attention aux dates choisies pour communiquer auprès des établissements publics :
    • Scolaires : se faire connaître dès la rentrée (choix thème de l’année, budget prévisionnel…) et aussi en avril/mai (fin d’année, restes d’enveloppes, sorties scolaires)
    • Autres établissements : en fonction de leurs activités qui sont aussi prévues et budgétées bien à l’avance (programme des centres de loisirs, des EHPAD…)

Prospection : quelles démarches entreprendre ?

La prospection, c’est un peu la « bête noire » de toute personne qui se lance dans l’aventure. Mais c’est pourtant un passage obligé !

  • Elle peut se faire dans un premier temps par email. L’envoi peut être groupé (en CCI) mais attention bien-sûr à personnaliser votre communication en fonction du type d’établissement (scolaire, EHPAD, hospitalier, office de tourisme etc.). Un flyer ou un catalogue digital peuvent être joints, par exemple. Conseil en + : attention à l’heure et au jour d’envoi du mail, pour ne pas se retrouver tout en bas de la pile de mail du lundi matin !

 

  • Il faudra ensuite, une dizaine de jours plus tard, doubler cet envoi d’un appel, pour être sûr·e que le mail a bien été reçu (et n’est pas tombé dans les spams) et pour proposer d’échanger un peu plus sur le projet de vive voix :
    • Médiathèques et centres de loisirs : aller directement les rencontrer, trouver le référent programmation / pédagogique.
    • Librairies : plus ou moins pertinent selon la taille de l’établissement, certaines sont très ouvertes aux partenariats et ont une programmation (cafés-lecture…)
    • Cafés culturels : ouverts à des partenariats, possibilité de rencontrer le public individuel.
    • Tiers-lieu : lieux polymorphes, souvent avec des possibilités d’accueil d’ateliers. Comme pour les cafés ou librairies, les parents peuvent rester sur place, être occupés pendant les ateliers.
    • Public familial : rencontrer les responsables des cafés pour enfants et parents, communiquer vos activités sur des groupes d’acivités familiales sur les réseaux, prenez contact avec les parents-blogueurs sur Instagram, par exemple, ils sont d’excellents relais. Vous pouvez aussi vous faire connaître via les plateformes informatives de type Kidiklick, Familiscope, Le Petit Moutard, Citizenkid, cependant elles sont parfois payantes. Il existe aussi des sites internet locaux, plus accessibles et parfois mieux ciblés selon vos actions de médiation.

Tarifs : comment élaborer une grille tarifaire adaptée au marché qui valorise également notre temps de conception ?

Définir ses tarifs est une tâche assez difficile. Au début, on a tendance à proposer des prix trop bas, de peur de ne pas avoir de clients. Mais mieux ne pas sous-évaluer la qualité de ce que l’on propose et plutôt essayer d’être au tarif le plus juste.

  • La première étape est de benchmarker : regardez ce qui se fait déjà autour de vous pour avoir un premier aperçu du marché et proposer des tarifs en cohésion avec celui-ci. Pour cela, il ne faut pas hésiter à contacter et échanger avec les autres médiateurs.trices culturel.les. WOW est là pour ça !

  • La deuxième étape est de définir ses tarifs en fonction de plusieurs facteurs (liste non-exhaustive) :
    • Projet sur mesure ou sur catalogue (le coût de temps de préparation est plus facilement amorti si ce sont des prestations sur catalogue)
    • Intervention unique ou cycle de plusieurs interventions (une intervention unique a un coût plus important)
    • Public visé
    • Si subventions possibles ou pas
    • Localisation (grande ville, petite ville, campagne)

Dans un tarif global il y a :

  • Le temps de préparation / de conception
  • Le temps d’animation
  • Le matériel (possibilité de forfait en fonction du nombre de participants·es)
  • Les frais de déplacement (possibilité de faire un tarif réduit si le lieu d’intervention est à moins d’un certain nombre de kilomètre – à définir)
  • Les charges URSSAF (si statut d’auto-entrepreneur)

Bon à savoir :

  • Toutes ces lignes sont à détailler dans une facture. Il ne faut pas hésiter à expliquer tout cela aux clients·es qui parfois ne se rendent pas compte de tout ce qu’implique la création d’une action de médiation culturelle.
  • Vous serez peut-être amené·e à être en discussion avec une structure sociale ou une structure vous demandant un geste commercial : il faut alors rendre visible cette réduction financière pour valoriser le travail à son juste prix.